En un artículo anterior, incluimos el ejemplo de orden de compra en Word, a solicitud de los usuarios de la biblioteca, hoy vamos a agregar un formato de orden de compra en Excel. El archivo contiene todo lo necesario para compra o venta de artículos, servicios, entre otros.
Las órdenes de compra son utilizadas por las empresas para realizar un seguimiento de las compras realizadas en nombre de los clientes. Incluyen información sobre el producto que se compra, la cantidad pedida y el precio pagado.
Se hace necesario el formato de una orden de compra en Excel para gestionar la legalización de las acciones enunciadas en el párrafo anterior.
Además del formato de una orden de compra en Excel, incluimos una guía para llenar el documento comercial. ¡Empecemos!
Características del formato de orden de compra en Excel gratis
| Formato Word | No |
| Formato PDF | No |
| Formato Excel | Sí |
| Tipo Documento | Plantilla en Excel |
| Cláusulas | No |
| Año Última Versión | 2022 |
| Descargar Gratis | SÍ |
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¿Qué es una orden de compra en Excel?
Es una plantilla en Excel, valga la redundancia; que ayuda a las empresas o negocios a llevar el control sobre las ventas, con esta plantilla tendremos la oportunidad de apuntar los diferentes productos que necesitan y la cantidad de cada uno de ellos.
La plantilla es muy fácil de llenar, ya que solo debe ingresar sus datos en los diferentes cuadros solicitados. El formato de orden de compra en Excel hace los cálculos automáticos y calcula el total de la compra.
Puede incluir el nombre de su empresa, los datos de identificación y la cantidad de unidades que necesita para su actividad. Luego también puede agregar el precio de cada uno de los productos y el total se calculará automáticamente.
Como crear una orden de compra en el formato Excel
El flujo o ciclo del proceso de orden de compra difiere de un negocio a otro y, a veces, un negocio puede seguir un proceso de pedido diferente para diferentes productos. Todo negocio mercantil es libre de diseñar un proceso que se adapte a sus necesidades comerciales de tipo compra o venta, así como el soporte que desea manejar en la transacción monetaria.
Veamos el orden completo del proceso de compra:
- El proceso comienza con el registro de los detalles básicos de las órdenes de compra y la creación de la solicitud de aprobación interna.
- Luego, la solicitud debe ser aprobada por un gerente o el departamento de finanzas o cualquier otro oficial requerido antes de que se cree y envíe la orden de compra y envíe al proveedor.
- El vendedor o proveedor es notificado e invitado automáticamente a revisar la orden de compra.
- El proveedor acepta el pedido o lo rechaza, en cuyo caso debe proporcionar una razón y enviarla de regreso al comprador.
- En el caso de que el vendedor acepte el pedido y se confirme la fecha de entrega, los detalles finales se envían al departamento de recepción.
- Los siguientes pasos implican la recepción de bienes, la verificación física de los bienes, la recepción de la factura y el pago al proveedor dentro de los términos acordados.
- Como se mencionó, el proceso de pedido seguido por el negocio difiere el uno del otro. Puede elegir no tener ciertos pasos como se ilustra según las necesidades comerciales.
Aquí se explica llenar la orden de compra en Excel correctamente.
Para empezar, debe asegurarse de que la fila del encabezado contenga las siguientes columnas: nombre del cliente, descripción del producto, cantidad pedida, precio unitario, monto total pagado y fecha de compra. Luego, debe agregar las filas restantes según sea necesario.
Comience con un encabezado
Una vez que haya completado la fila del encabezado, deberá agregar la primera línea de datos. Este suele ser el nombre del cliente. A continuación, deberá ingresar la descripción del producto. Finalmente, deberá calcular la cantidad pedida.
Incluya el nombre y la dirección de la empresa
Si está utilizando Microsoft Excel, deberá formatear las columnas para que aparezcan de la siguiente manera: Nombre del cliente | Descripción del producto | Cantidad ordenada | Nombre de la empresa | Dirección 1 | Ciudad | Estado | Código postal | País.
Añade la descripción del producto
Esta columna debe contener el nombre del producto solicitado. También debe incluir cualquier instrucción especial para el cliente.
Indique la cantidad requerida
Si se están comprando varios productos, enumere cada uno individualmente. Además, asegúrese de incluir el precio unitario por artículo.
Ventajas del formato de orden de compra en Excel VS. Word
La ventaja principal es que el formato de orden de compra en Excel hace todos los cálculos automáticamente, caso contrario en ejemplo en Word.
Como todo también presenta una desventaja, Excel para algunas personas es poco trabajado, ahí está el veneficio de que elijan el formato del documento en Word.
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